Nelle attività che coinvolgono sistemi di videosorveglianza un’attenzione particolare va destinata non solo all’aspetto della valutazione sin dalla fase di progettazione della liceità delle attività di trattamento ma anche del livello di trasparenza che deve essere garantito agli interessati coinvolti. Come più volte confermato da autorità di controllo e EDPB, la trasparenza è il presupposto essenziale per consentire agli interessati l’esercizio dei propri diritti.
Il criterio di orientativo da seguire per essere adempienti rispetto agli obblighi di informazione in tali contesti è, innanzitutto, che l’interessato deve essere consapevole di essere videosorvegliato. La declinazione operativa si attua tramite la stratificazione dell’informativa (il c.d. layered approach) secondo le modalità suggerite dalle linee guida WP260 per cui il primo livello deve rendere le informazioni fondamentali (quali ad esempio: l’indicazione del titolare, i dati di contatto, le finalità del trattamento e i diritti esercitabili) e dunque rinviare all’informativa completa.
Per quanto riguarda la videosorveglianza, il posizionamento dei cartelli costituisce per l’appunto il primo livello e deve seguire la logica di poter ragionevolmente informare prima dell’ingresso nell’area videosorvegliata, in modo tale che l’interessato possa decidere di non accedere alla stessa. Il segnale così posto deve contenere le indicazioni essenziali, come avviene con il modello semplificato proposto dallo stesso Garante e dall’EDPB, in cui sono indicate le informazioni già citate nonché eventuali ulteriori dettagli significativi quali ad esempio la trasmissione ad ulteriori soggetti e l’eventuale registrazione. In assenza di tale seconda indicazione, l’interessato può presupporre che non ve ne sia alcuna.
L’informativa completa deve essere facilmente accessibile da parte degli interessati: è opportuno che trovi una collocazione presso un luogo (fisico e, se del caso, anche online) facilmente raggiungibile (ad es. front desk, reception, ingresso, sito web) e che sia resa disponibile senza particolari formalismi od ostacoli.
Tenendo conto di questi criteri è possibile declinarli operativamente anche nei sistemi di maggiore complessità che coinvolgono attività di videoripresa, andando a rispettare il principio di trasparenza e le correlate garanzie.
È ragionevole attendersi ulteriori indicazioni e precisazioni da parte dell’autorità di controllo? Molto probabilmente sì, nel momento in cui si provvederà ad un aggiornamento del provvedimento generale in materia di videosorveglianza – in relazione al quale sono presenti solo delle FAQ esplicative e il riferimento alle linee guida 3/2019 EDPB – anche e soprattutto come conseguenza dei rilievi svolti durante l’attività ispettiva condotta durante il primo semestre 2022.
