La segnalazione all’Autorità garante per la protezione dei dati personali è stata più volte affrontata come uno strumento garantito dall’art. 144 Cod. Privacy ad uso del cittadino digitale per la protezione dei propri dati personali. Ma in che modo può essere utilizzato correttamente?
La norma prevede che chiunque possa rivolgere una segnalazione, dando così una legittimazione anche a chi non è soggetto interessato all’attività di trattamento per portare all’attenzione dell’autorità di controllo taluni fatti “ai fini dell’emanazione dei provvedimenti di cui all’articolo 58 del Regolamento”. Dunque – previo procedimento amministrativo – quel che si intende ottenere è l’esercizio dei poteri d’indagine, correttivi, sanzionatori, autorizzativi e consultivi tenendo conto però che l’adozione di un provvedimento viene rimesso alla libera valutazione da parte del Garante, che può agire con un’ampia discrezionalità nell’esame della segnalazione.
La procedura interna a riguardo viene descritta dagli artt. 19 (esame delle segnalazioni) e 20 (istruttoria preliminare ed eventuale procedimento amministrativo) del Regolamento n. 1/2019 concernente le procedure interne aventi rilevanza esterna, finalizzate allo svolgimento dei compiti e all’esercizio dei poteri demandati al Garante per la protezione dei dati personali. Le segnalazioni vengono qualificate innanzitutto come “atti, diversi dalle richieste di parere e dai quesiti, che non presentano le caratteristiche del reclamo e sono volti a sollecitare un controllo da parte del Garante sulla disciplina rilevante in materia di trattamento dei dati personali.”, fra cui vengono compresi i reclami irregolari o incompleti che non sono stati regolarizzati entro il termine prescritto di 15 giorni (art. 8 Reg. n. 1/2019). L’unico requisito di forma è che siano presentate “da un soggetto identificato”, e dunque se la segnalazione viene effettuata tramite e-mail è necessario rispettare le prescrizioni dell’art. 65 CAD (fra cui, ad esempio, rientra la sottoscrizione e la presentazione con un documento di identità del mittente) affinché siano “equivalenti alle istanze e alle dichiarazioni sottoscritte con firma autografa apposta in presenza del dipendente addetto al procedimento.”.
Le notizie indicate nelle segnalazioni provenienti da un soggetto non identificato possono essere utilizzate a discrezione del Garante solamente qualora ricorra un caso di particolare gravità o sia altrimenti ravvisabile il rischio “di seri pregiudizi o di ritorsioni ai danni di soggetti interessati dal trattamento”.
Per quanto riguarda il contenuto, affinché la segnalazione non sia archiviata è necessario che dalla stessa sia possibile individuare il titolare del trattamento e che gli elementi esposti siano circostanziati e non generici. In questo modo è possibile l’apertura di un’istruttoria preliminare per verificare la sussistenza di elementi in ordine a presunte violazioni, con la possibilità di acquisire anche ulteriori informazioni, con eventuale apertura di un procedimento amministrativo del cui esito può essere fornito un riscontro al segnalante.
